נוב 032014
 

מאת איליה פוזין, 15 במאי 2013
תשכחו את הגדרת התפקיד או המקצוע שלכם – כולם מחפשים דרכים להיות פרודוקטיביים יותר בעבודה. הגיע הזמן להניח בצד את מכל הקפה העצום שאתם שותים, לזרוק את רשימת המטלות בת שלושת הדפים, ולשים קץ למיילים הארוכים עד גיחוך שאתם שולחים.
לחוות יום עבודה פרודוקטיבי יכול לגרום לתחושת אופוריה. אבל בניגוד לאמונה הרווחת, מחיקת משימות מרשימת המטלות שלכם לא מצביעה באמת על תפוקה גבוהה. אנשים יצרניים באמת אינם מתמקדים בעשיית דברים רבים יותר, זהו למעשה היפוכה של תפוקה. אם אתם באמת רוצים להיות פרודוקטיביים, עליכם להחליט לעשות פחות דברים.
לאחרונה דיברתי עם טוני וונג, גאון בתחום ניהול פרויקטים ותפוקה בעבודה, כדי לגלות את הסוד להשגת יום עבודה יצרני יותר. הוא סיפק לי כמה תובנות מצוינות בנוגע למה שהוא ואנשים יצרניים כמוהו עושים במהלך שבוע העבודה שלהם.
הגבירו את התפוקה שלכם באמצעות שמונה ההמלצות הבאות:
1. צרו רשימת מטלות קטנה יותר. במהלך יום העבודה שלכם אינכם נדרשים לעשייה רבה ככל האפשר בשמונה שעות. זה עלול להיות קשה לעיכול, אבל אין שום דבר פרודוקטיבי בגדישה של שורה ארוכה של משימות בצורת רשימה. נקטו בגישה הגורסת שפחות זה יותר בנוגע לרשימת המטלות שלכם, על ידי התמקדות בהשלמת הדברים החשובים באמת.
2. עשו הפסקות. אתם מכירים את הכאב שממלא את המוח שלכם כאשר אתם עסוקים בביצוע משימות במשך כמה שעות? זה קורה מפני שהמוח שלכם צורך גלוקוזה. אנשים רבים מדי חשים בטעות שזאת הרגשה טובה, ולא סימן לעשות הפסקה. צאו להליכה, אכלו משהו, עשו כושר או מדיטציה. תנו למוח שלכם מעט זמן למנוחה. הגבירו את התפוקה שלכם במהלך יום העבודה על ידי החלטה לנקות את הראש באופן קבוע. כשתשובו לעבודה תהיו טעונים מחדש ויעילים הרבה יותר.
3. השתמשו בחוק ה-80/20. האם ידעתם שרק 20 אחוזים ממה שאתם עושים בכל יום מייצרים 80 אחוזים מהתוצאות שלכם? מחקו את הדברים שלא באמת חשובים במהלך יום העבודה, יש להם השפעה מינימלית על התפוקה הכוללת שלכם. לדוגמה, בעבודה על מיזם מסוים, הסירו בשיטתיות משימות עד שתגיעו, בסופו של דבר, ל-20 האחוזים שמשיגים 80 אחוזים מהתוצאות.
4. התחילו את היום שלכם בהתמקדות בעצמכם. אם אתם מתחילים את הבוקר בבדיקת הדואר האלקטרוני שלכם, זה מאפשר לאחרים להכתיב את מה שאתם משיגים. הגדירו לעצמכם את הכיוון הנכון על ידי התעלמות מהמיילים שלכם, והקדישו את הבוקר להתמקדות בעצמכם: לאכול ארוחת בוקר טובה, לעשות מדיטציה או לקרוא עיתון.
5. התחילו במשימות הקשות יותר בתחילת היום. התגברו על העבודה המאתגרת ביותר כאשר המוח שלכם רענן. שמרו את העבודה העמוסה יותר – אם יש לכם כזאת – לשעות אחר הצהריים, שבהן מתרחשת נפילת מתח.
6. השתמשו בטלפון. העולם הדיגיטלי יצר הרגלי תקשורת לקויים. דואר אלקטרוני הוא רוצח הפרודוקטיביות, ובדרך כלל מסיח את הדעת מהמשימות החשובות באמת. לדוגמה, לעתים קרובות אנשים שולחים עותקים של מיילים למספר רב של אנשים אחרים, כדי להוריד אותו מסדר היום שלהם. אל תהיו קורבן של פעולה זו. זה מסיח את דעת כולם על ידי יצירת רעש כנגד המשימות שהם מנסים להשלים, וזה סימן לעצלות. אם קיבלתם מייל שמכותבים בו אנשים רבים, עשו טובה לכולם ושלחו את תשובתכם בעותק סמוי. אם שרשרת המייל שלכם היא מעבר לשתי תגובות, זה הזמן להשתמש בטלפון. הגבירו את התפוקה שלכם על ידי תזמון שיחת טלפון.
7. צרו שיטה. אם אתם יודעים שדברים מסוימים הורסים את התפוקה היומית שלכם, צרו שיטה כיצד לנהל אותם. האם אתם בודקים את תיבת הדואר האלקטרוני שלכם לאורך כל היום? תכננו משבצת זמן בבוקר, אחר הצהריים ובערב לשם כך. אחרת, דעתכם תהיה מוסחת מהמטרות החשובות יותר לאורך היום.
8. אל תבלבלו תפוקה עם עצלות. אף אחד לא אוהב להודות בכך, אבל עצלות גרידא היא התורם המשמעותי ביותר לאובדן תפוקה. מספר שיטות לחיסכון בזמן, כמו פגישות והודעות דואר אלקטרוני, הן למעשה רק דרכים לא לבצע את העבודה האמיתית. התמקדו בעשיית הדברים החשובים ביותר ביעילות הרבה ביותר האפשרית.
זכרו, פחות הוא יותר כשמדובר בלהיות פרודוקטיבי במהלך יום העבודה.
מה הסוד שלכם להגברת התפוקה שלכם בעבודה?
איליה פוזין: מייסד Ciplex. עיתונאי ב- LinkedIn ,Forbesו-,Inc.com אוהב חפיצים, משקיע, מנטור, בעל, אב ויזם.

קישור למאמר המקורי